Dingen om te overwegen bij het organiseren van een congres

Een congres organiseren is geen klein ding. Tussen het regelen van conferentieruimte, het beheren van relaties met bedrijfssponsors en ervoor zorgen dat je voldoende kaartjes verkoopt, er zijn veel dingen om te jongleren voor het grote evenement.

Eén van de belangrijkste onderdelen van het planningsproces is het beveiligen van sprekers om deel te nemen aan jouw conferentie. Met alle andere logistiek die je moet beheren, kan het echter gemakkelijk zijn om de presentaties van jouw sprekers op een meer easy approach manier te benaderen als je eenmaal hebt vastgesteld dat ze echt gaan gebeuren.

Hoewel de meeste sprekers creatieve vrijheid en een meer hands-off benadering van organisatoren waarderen bij het plannen van hun inhoud, waarderen ze het wanneer de planner van het congres regelmatig incheckt en meer betrokken is voor het evenement. Niemand wil zich buitengesloten voelen in de kou of onzer zijn over wat er op het podium kan gebeuren.

Wanneer je evenveel energie steekt om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en alles vlot verloopt, zullen zowel de presentatoren als het publiek een veel betere tijd hebben op je evenement.

#1 Organiseer jouw evenement met het publiek in gedachten

Voordat je zelfs maar contact opneemt met sprekers om deel te nemen aan jouw evenement, moet je ervoor zorgen dat je een duidelijk idee hebt van wat jouw doelgroep zou willen horen. Als je dit doet, kan je veel gemakkelijker bepalen wie je moet vragen om een spreker te zijn tijdens jouw congres. Als je ook kan vertellen aan de mensen, die je vraagt om te spreken, wie het publiek zal zijn en wat ze willen horen, zal je veel gemakkelijker sprekers kunnen overtuigen om deel te nemen.

#2 Voorzie jouw sprekers van een handboek

Zodra je een volledige lijst met sprekers hebt opgesteld, moet je met hen gaan communiceren over wat je van hen nodig hebt. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door een sprekershandboek samen te stellen dat je ruim voor het evenement aan iedereen kunt verspreiden.

Enkele zaken die in het handboek moten worden opgenomen, zijn onder meer:

• Een samenvatting van het congres
• Demografische info over de doelgroep
• Beschrijving van de locatie met duidelijke technische vereisten of beperkingen waar de sprekers mee te maken kunnen krijgen
• Een lijst met sprekersbiografieën en algemene presentatieonderwerpen
• Alle andere reis0 of hotelinformatie die ze ruim van tevoren willen weten

Op zoek naar een congreslocatie in Rotterdam? Wat dacht je van De Kuip?