Hoe je als administratief medewerker efficiënter kan werken

Je hebt als administratief medewerker een belangrijke rol bij het bedrijf waar je werkt. Meerdere bedrijfsprocessen kunnen alleen soepel verlopen als jij je werk helemaal goed doet. Je moet dan je functie wel zo efficiënt mogelijk uitoefenen. We geven je graag een aantal tips, waarmee jij je werk als administratief medewerker in Noord-Holland nog beter kunt doen!

Zorg dat je een georganiseerde werkplek hebt

Je kan pas echt efficiënt werken als je werkplek netjes is en als de inrichting helemaal naar wens is. Zorg er dan ook voor dat je geen rommel meer op je bureau hebt liggen en dat alle materialen die je nodig hebt binnen handbereik liggen. Gebruik lade-organizers, mappen en digitale tools om je werkruimte zo overzichtelijk mogelijk te houden. Als jouw werkplek goed georganiseerd is, dan kan je hierdoor niet alleen sneller werken, maar zal je ook minder last hebben van stress en kan je beter focussen. Je wordt er ook niet steeds aan herinnerd dat je eigenlijk nog je bureau moet opruimen.

Maak goed gebruik van handige technologie

In je administratieve werk maak je natuurlijk al gebruik van software en tools. Deze programma’s maken het werken voor jou aanzienlijk makkelijker en sneller. Maar maak je eigenlijk wel efficiënt gebruik van deze tools? Kijk verder dan het basisgebruik van bijvoorbeeld Microsoft Office en Google Workspace. Je kan altijd een cursus volgen of online workshops volgen om de fijne kneepjes van deze tools goed onder de knie te krijgen. Op deze manier leer je bijvoorbeeld hoe je bepaalde taken moet automatiseren, wat een enorme tijdswinst oplevert.

Beheer je tijd zo effectief mogelijk

Tijdmanagement is sowieso zeer belangrijk als je efficiënt wil werken. Maak bijvoorbeeld elke dag, of elke week, een to-do-lijst met de taken die er op je liggen te wachten. Stel hierbij prioriteiten en bekijk welke taak het meest belangrijk is. Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van de Pomodori-techniek. Hierbij werk je 25 minuten geconcentreerd, waarna je 5 minuten pauze neemt. Na vier van deze periodes mag je dan 15 minuten tot een half uur pauze nemen. Deze methode is effectief in het verminderen van afleiding en helpt jou je productiviteit zoveel mogelijk te verhogen. Handig als je via een uitzendbureau in Alkmaar als administratief medewerker werkt.

Communiceer duidelijk en effectief

Goede communicatieve vaardigheden zijn cruciaal voor administratief werk. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je duidelijke, beknopte e-mails stuurt en dat je jouw telefoongesprekken zo professioneel mogelijk afhandelt. Maak gebruik van communicatietools als Slack en Teams om in contact te blijven met je collega’s en leidinggevenden. Als je er daarbij voor zorgt dat je duidelijk communiceert, dan voorkom je misverstanden en kan jij je taken nog efficiënter uitvoeren.

Wees niet bang om hulp te vragen en werk samen

Dat je efficiënt bent, betekent niet dat je alles in je eentje moet doen. Werk samen met je team en wees er niet bang voor om hulp te vragen als dat nodig is. Wanneer je de sterke punten van je collega’s benut, dan zul je zien dat je taken nog sneller en beter uit kan voeren. Goed samenwerken betekent dat je de taken kan verdelen, waarbij je elkaar ook nog eens ondersteunt. Zo ben je meteen een stuk productiever en houd je hier veel minder stress aan over.

Neem regelmatig pauze

We hebben het hiervoor ook al genoemd, maar het is verstandig om regelmatig even pauze te nemen. Je zorgt er dan namelijk voor dat je vermoeidheid vermindert en dat je geest fris blijft. Gebruik die pauze om even een korte wandeling te maken, even goed te rekken en strekken, of om even iets ontspannends te doen. Het is altijd goed om af en toe even afstand te nemen van je werk. Zo houd je jouw concentratie en productiviteit de hele dag op peil.

Beheer al je documenten op een effectieve manier

Werk jij veel met documenten? Zorg er dan voor dat je deze zo effectief mogelijk beheert, zowel fysiek als digitaal. Bedenk hiervoor ook een handige mappenstructuur, waar je makkelijk dingen in terugvindt. Google Drive is bijvoorbeeld een handige tool om al je bestanden overzichtelijk bij elkaar te houden.